Claves para organizar un evento

Si alguna vez has organizado un evento, sabes que todos los detalles son importantes para que si algo no funciona como lo planeado, puedas enfrentarlo de forma rápida y eficiente.

A menudo nos enfrentamos distintos eventos en nuestra vida, ya sea la inauguración de un nuevo negocio, presentación de productos, una fiesta temática, cumpleaños de un ser querido, aniversario, boda, o simplemente sorprender a alguien muy especial.

Aquí comparto algunas claves a tener en cuenta para que todo salga bien:

Propósito y formato del evento

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico, piensa concretamente en cuál es el objetivo concreto del evento ¿desea transmitir conocimientos a los participantes? expresar gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los huéspedes placer estético? El formato del evento dependerá de la respuesta: su concepto, tiempo y duración, distribución de roles dentro del equipo, diseño de la sala, catering y sonido.

Los detalles son los que cautivan

Intenta sorprender a las personas y crea el efecto wow, supera tus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un evento.

Una idea para darle un toque diferente al evento son los coches vintage como los de Kombis Pasión, la mítica furgoneta Hippie clásica, un vehículo totalmente único y desenfadado que no pasa desapercibido.

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quien los saludara, cómo, qué música se reproducirá, tiene un rincón de fotos interesante, cómo se ven sus presentaciones y cómo está vestido su equipo, qué hacer durante los descansos.

Planificar

El plan debe incluir logística, contenido y la promoción del evento. Cree un documento disponible para todo el equipo donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general. Primero, prepare una lista de las tareas principales, y luego complételas con el mayor detalle posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es importante designar el marco de tiempo en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la preparación es más lenta de lo esperado.

Presupuesto teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Mire la lista de tareas y refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles. Por ejemplo, hubo un incidente en mi trabajo cuando llovió el día de un evento al aire libre. Tuvimos que cambiar de inmediato la ubicación y transportar todos los equipos y muebles. Es mejor pensar en esas cosas con anticipación y estar preparado para ellas financieramente.

Asignar responsabilidades

Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación sino también durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, otra persona para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para la restauración, la comunicación con la prensa, etc. Cada persona debe tener su zona, que él o ella debe ser responsable durante toda la duración del evento.

Comunicar a su audiencia sobre el evento

No subestimes el tiempo requerido para la promoción exitosa de un evento. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinan su enfoque de marketing. Al elegir a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener unos pocos socios pero específicos, en lugar de hablar sobre el evento a casi todos.

Prestar atención al servicio

Asegúrese de que su equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los participantes, oradores y socios. Trate de abordar sus problemas o preguntas y cumpla con sus expectativas, incluso si se siente cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es cómo fueron tratados y la atmósfera, no lo que el orador decía en el escenario.

Control final 24 horas antes del evento

Asegúrese de informar a los participantes cómo llegar al lugar, invitó a todos los invitados importantes y preparó el material impreso, el contenido de audio y vídeo. Verifique si todos comprenden sus tareas y responsabilidades y si el espacio está listo. Para este propósito se puede elaborar una lista de verificación, como este uno .

Se puede redactar una lista de verificación similar para la preparación de la verificación el día del evento: si todo está en su lugar, funcionando, a tiempo.

Asegúrese de imprimir el programa del evento, permita que cada miembro del equipo y los voluntarios tengan una copia. Además, proporcione a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de emergencia.

¡Sea cual sea el evento que organice, sea optimista y no tenga miedo a las sorpresas y su evento será un éxito! 

Acerca del autor: silcastro
Inquieta por Naturaleza. Trotamundos y emprendedora digital.

2 comentarios en “Claves para organizar un evento”

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